Virtuelle Datenräume sind im Rahmen einer Due Diligence heute eine Selbstverständlichkeit und Standard. Der Nutzen im Hinblick auf Zeit- und Kostenersparnis ist sowohl auf der Verkäufer- als auch Bieterseite sehr groß. Zudem sind die Analyse- und Kontrollmöglichkeiten für den Verkäufer unschätzbar, so dass sich diese Cloud-Lösung im M&A-Bereich durchgesetzt hat und aus der täglichen Praxis nicht mehr wegzudenken ist.
Interessanterweise ist seit einiger Zeit der Trend zu beobachten, dass virtuelle Datenräume selbst über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse stoßen und Unternehmen, Kanzleien und Unternehmensberatungen auch außerhalb von Fusionen, Firmenübernahmen und Immobilientransaktionen virtuelle Datenräume für den sicheren, standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit einsetzen. Sei es mit Kunden, Geschäftspartnern oder in Projektteams. Bisherige Lösungen wie E-Mail, FTP-Server oder komplexe Softwareanwendungen wie zum Beispiel SharePoint oder Cloudspeicher-Dienste sind entweder zu unsicher oder überfordern Anwender und setzen erheblichen IT-Administrationsaufwand voraus. Gleichzeitig steigen in den Unternehmen die Compliance-Anforde rungen im Hinblick auf Datensicherheit – auch beim Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg.
Ein virtueller Datenraum bietet durch Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung höchstmöglichen Schutz beim Datenaustausch von vertraulichen Daten. Zudem können besonders sensible Dokumente gegen einen Download und mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Detaillierte Zugriffsrechte regeln im Datenraum, welche Benutzer Daten nur lesen oder herunterladen oder editieren können. Und Administratoren eines virtuellen Datenraums haben über Aktivitätsprotokolle jederzeit volle Kontrolle über alle Vorgänge im Datenraum. Durch die zentrale Speicherung von Dateien im virtuellen Datenraum ist jederzeit ein ortsunabhängiger Zugriff möglich und außerdem sichergestellt, dass Benutzer immer auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen können. Damit ist ein Versionschaos wie bei der Verwendung von E-Mail ausgeschlossen. Eine automatische Versionierung im Datenraum ermöglicht zudem jederzeit den Zugriff auf vorherige Versionen eines Dokuments.
Durch eine integrierte Managed-File-Transfer-Funktionalität bieten virtuelle Datenräume von bestimmten Anbietern auch die Möglichkeit des sicheren Dateiversands an Externe außerhalb des Datenraums. So können vertrauliche Dateien per Download-Link sicher Geschäftspartnern oder Kunden zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese ein Benutzerkonto im Datenraum benötigen. Dabei ist optional auch der Empfang von Daten von externen Benutzern möglich.
Neben den ausgefeilten Sicherheitsfunktionen zeichnen sich virtuelle Datenräume oftmals auch durch besonders einfache Bedienbarkeit und Einrichtung aus. So gibt es mittlerweile Datenräume, die ohne Installation von Software oder Plugins sofort über einen Webbrowser genutzt werden können – auch zur Einrichtung durch Datenraumadministratoren. Eine Einbindung der IT-Abteilung ist bei der Einrichtung und beim Einsatz eines virtuellen Datenraums in der Regel nicht mehr notwendig.
Einige Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten die Möglichkeit, direkt über deren Website einen kostenlosen Test-Datenraum anzulegen, um sich mit der Bedienung und Funktionalität vertraut zu machen und den Einsatz in der Praxis zu testen.
