Ein Vertrag ist nicht nur ein juristisches Dokument mit Unterschrift. Jede einzelne Seite ist das Ergebnis eines zeitaufwändigen Ringens mehrerer Parteien um die vorteilhaftesten Klauseln. Kurzum, ein ausverhandeltes Sale and Purchase Agreement ist ein anspruchsvolles Projekt für sich und der „krönende“ Abschluss einer M&A-Transaktion …
Dabei sind immer dieselben Herausforderungen zu bewältigen: hoher Abstimmungsbedarf, zig Fassungen und eine Flut an Korrekturen und E-Mails. Die Zahl der Beteiligten erhöht die Komplexität zusätzlich.
Viele digitale Tools helfen nur bei Teilaspekten: Inhalte werden meist mit Word abgestimmt, der Austausch erfolgt hauptsächlich per E-Mail und zum Teil werden Dokumenten-Management-Systeme für den Überblick über die Versionen verwendet. Ist das noch effizient, zeitgemäß und sicher, wenn es um Millionen-/Milliardenprojekte geht? Im letzten Jahrhundert vielleicht schon, doch heute gibt es Lösungen für den gesamten Projektzyklus – vom ersten Entwurf bis zur digitalen Unterschrift, die alle notwendigen Funktionen bündeln und den Prozess effizienter, einfacher und sicherer als je zuvor machen. Rechte- und Rollenverteilung ermöglichen Entscheidungsstrukturen wie im „wirklichen Leben“. Die Flut an Dokumentenversionen und E-Mails entfällt, so dass man sich auf Inhalte konzentrieren kann. Hierdurch wird der Abstimmungsprozess beschleunigt und die Transparenz erhöht sich: alles wird automatisch erfasst und ist revisionssicher nachvollziehbar.
Arbeiten mit einem modernen, webbasierten Workflow-Tool bedeutet hier auch, dass man unabhängig von eigener IT unter Einhaltung höchster Sicherheit schnell produktiv wird: einfach einloggen und verhandeln. Dieser Fortschritt zahlt vor allem auf das Zeitkonto ein und beschleunigt Vertragsarbeiten um bis zu 50%. Das ist die nächste Stufe der Digitalisierung in der Vertragswelt.
