Ob mittelständisches Unternehmen oder Non-Profit-Organisation: Bei der Kapitalbeschaffung wollen potenzielle Investoren, Förderer oder Finanzierer überzeugt werden. Das gelingt am besten, wenn die Story wirklich gut ist und der Businessplan Hand und Fuß hat. Doch damit nicht genug: Das Management muss seine Geschäftsidee mit einer Fülle an Dokumenten und Dateien untermauern. Für kleinere Organisationen ist das eine Herkulesaufgabe, die mithilfe eines virtuellen Datenraums (VDR) einfacher wird. Denn damit lassen sich diese Informationen einfach und zeitsparend bereitstellen und die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten deutlich effizienter gestalten.

Non-Profit-Organisationen wie Stiftungen, Vereine oder auch Parteien sind laufend damit beschäftigt, Förderer zu begeistern und für ihre Projekte Spenden aufzutreiben. Und der Mittelstand sieht sich von der Gründungs- über die Wachstums- und Investitionsphase bis hin zur Nachfolge immer wieder gefordert, neue Finanzierungsquellen zu erschließen.

In der Gründungsphase leisten oft noch die Gründer selbst sowie Familie und Freunde die notwendige finanzielle Starthilfe; bei Bedarf ergänzt durch Venture Capital. Läuft das Geschäft erst einmal, steigt der Kapitalbedarf. Jetzt kommen zusätzliche Mitarbeiter an Bord und es wird in Produktentwicklung, Produktionsanlagen oder neue Märkte investiert.

Gut, dass spätestens ab diesem Zeitpunkt auch der Mittelstand auf mehr Finanzierungsinstrumente zugreifen kann. Jetzt sind unter anderem höhere Bankkredite oder Beteiligungskapital möglich und in Einzelfällen – bei ausreichender Unternehmensgröße und Stabilität des Geschäfts – auch Aktienemissionen oder Anleihen.

Die Geschäftsphase bestimmt die Finanzierungsinstrumente

Steht dann irgendwann die Nachfolge an, haben die Lenker von Familienbetrieben auch hier eine Reihe von Optionen, um den Fortbestand zu sichern. Denn immer häufiger tritt kein Familienmitglied in die Fußstapfen der Geschäftsleitung. So suchen laut aktuellen Erhebungen der KFW derzeit rund 215.000 mittelständische Betriebe in Deutschland einen Nachfolger. In so einem Fall springen oft Private-Equity-Investoren ein. Sie bringen neben Kapital auch ihre Expertise und vor allem ein großes Netzwerk an Geschäftskontakten ein. Anders als oft angenommen, verfolgen Beteiligungsgesellschaften durchaus mittel- bis langfristige Ziele und sind nicht nur auf einen schnellen Exit aus.

Eine weitere Möglichkeit ist der Management-Buy-out, bei dem das bestehende Management den Betrieb übernimmt. Allerdings braucht das neue Führungsteam meistens eine Bankenfinanzierung, die wiederum ausreichendes Eigenkapital voraussetzt. Stehen die notwendigen Eigenmittel nicht zur Verfügung, kommen wiederum Beteiligungsgesellschaften ins Spiel.

Darüber hinaus werden Mezzanine-Finanzierungen immer wichtiger. Diese Mischform aus Eigen- und Fremdkapital ist insbesondere dann eine Option, wenn ein klassischer Kredit mangels Sicherheiten oder Bonität nicht in Frage kommt. Besonders beliebt ist die stille Beteiligung. Sie hat den Vorteil, dass der Kapitalgeber zwar am Gewinn beteiligt ist, aber kein Mitspracherecht bei Geschäftsentscheidungen erhält.

Die Finanzierungsmodelle für den Mittelstand sind also vielfältig. Und auch Non-Profit-Organisationen steht ein Bündel an Fundraising-Möglichkeiten zur Verfügung: Veranstaltungen, Spendenaufrufe oder die gezielte Akquise von Fördermitteln sind nur einige davon. Die meisten Maßnahmen haben eines gemeinsam: Es entsteht schnell ein komplexes Geflecht unterschiedlicher Akteure, die umfassende Einsicht in eine Vielzahl an Geschäfts- beziehungsweise Stiftungsunterlagen fordern.

Nachweis- und Dokumentationspflichten

Ob Unternehmen, Verein oder Stiftung: Die Erwartungen und Anforderungen der Stakeholder eines Finanzierungs- oder Fundraising-Prozesses sind umfangreich. Investoren, Förderer und Aufsichtsbehörden verlangen eine Vielzahl an Unterlagen für ihre Due Diligence. Dies reicht je nach Art der Kapitalbeschaffung von Jahresabschlüssen, Finanzberichten und Gesellschafterbeschlüssen bis hin zu Kapitalerhöhungsplänen, Compliance-Dokumenten und Risikoanalysen.

Zudem prüfen Banken und Investoren auch den Mittelstand verstärkt auf das Einhalten und Erfüllen von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance). Denn sie wollen abschätzen, wie nachhaltig und zukunftsfähig ein Betrieb aufgestellt ist. Unternehmen müssen hierfür eine Fülle weiterer Informationen offenlegen und bereitstellen.

Während große Konzerne spezialisierte Abteilungen für Finanzen und Recht unterhalten, müssen kleinere Akteure die Dokumentations- und Nachweispflichten mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen bewältigen. Der bürokratische Aufwand für die Kapitalbeschaffung ist enorm und bindet Ressourcen, die im Tagesgeschäft fehlen.

Virtueller Datenraum für effizienteren Finanzierungsprozess

Virtuelle Datenräume haben das Potenzial, den gesamten Finanzierungs- und Fundraisingprozess zu optimieren. Denn sie ermöglichen es Unternehmen und Non-Profit-Organisationen, alle relevanten Dokumente schnell, einfach und sicher auf einer zentralen Plattform bereitzustellen. Potenziellen Kapitalgebern und Förderern wiederum erleichtern sie die Bewertung und Analyse einer Organisation – nicht zuletzt weil diese stets über die aktuellen Dokumente verfügen und die Informationen strukturiert vorliegen.

Auch im Hinblick auf ESG-Anforderungen bieten moderne virtuelle Datenräume Unterstützung: Sie bilden die üblichen Kriterien für Environment, Social und Governance bereits in ihrem Index ab. Dies erleichtert nicht nur das Befüllen des Datenraums, sondern sorgt auch dafür, dass kein Aspekt vergessen wird.

In einem VDR sind somit wirklich alle Unterlagen – von Bilanzen über Businesspläne und Verträge bis hin zu Compliance- und ESG-Dokumenten – jederzeit, von jedem Ort und für jeden berechtigten User abrufbar.

Datensicherheit und Datensouveränität

Der Zugriff für einzelne Nutzer lässt sich in einem virtuellen Datenraum gezielt steuern, sodass jeder Stakeholder nur die Informationen einsehen, bearbeiten oder herunterladen kann, für die er autorisiert ist. Bei führenden Anbietern sind vertrauliche Daten zudem durch modernste Verschlüsselungsmethoden und unterschiedliche Zugangskontrollen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Für besonders sensible Informationen lassen sich Dokumente mit Wasserzeichen versehen oder einzelne Stellen schwärzen.

Datenschutz und Datensicherheit sind in den letzten Jahren immer wichtiger geworden und unterliegen einer Reihe von Gesetzen wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen und Stiftungen bei der Wahl des Datenraum-Anbieters auf dessen Unternehmenssitz achten – gerade angesichts der aktuellen politischen Lage. Denn US-Firmen müssen auf Anfrage amerikanischer Behörden die Daten ihrer europäischen Kunden herausgeben. Auch dann, wenn diese in europäischen Rechenzentren gehostet werden. Ein potenzielles Risiko für Datenschutz und Datensouveränität.

Effizientere Zusammenarbeit

Die Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern wird für Unternehmen durch eine Funktion für Questions & Answers (Q&A) deutlich leichter. Denn damit lassen sich Fragen direkt im Datenraum stellen und beantworten. Wenn dann noch Videokonferenzen aus dem Datenraum heraus möglich sind, sind selbst komplexe Sachverhalte schnell geklärt.

Für Nachvollziehbarkeit sorgen Aktivitätsprotokolle, die anzeigen, welche Nutzer welche Dokumente eingesehen haben. Dies liefert unter anderem wertvolle Hinweise darauf, welcher potenzielle Investor oder Förderer mehr oder weniger Interesse zeigt.

Schnell und unkompliziert einsatzbereit

Damit ein virtueller Datenraum auch wirklich eine Arbeitserleichterung darstellt, sollte er ohne IT-Expertise einfach einzurichten und anzuwenden sein. Einige Anbieter stellen zum Bespiel einen Datenraum-Index bereit, in den sich Dokumente bequem einsortieren lassen. Funktionen wie eine automatische Indexierung beschleunigen später das weitere Befüllen.

Fazit

Mit einem virtuellen Datenraum haben Inhaber, Geschäftsführer und Finanzverantwortliche ein zentrales Werkzeug für Finanzierungen und Fundraising an der Hand und werden bei den damit verbundenen administrativen Aufgaben entlastet. Indem sich sensible Informationen strukturiert bereitstellen und ebenso unkompliziert wie sicher austauschen lassen, können Entscheidungen schneller getroffen und insgesamt Prozesse verkürzt werden. Das spart allen Beteiligten Zeit und Geld.

Über die netfiles GmbH

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist die netfiles GmbH einer der ersten und führenden europäischen Anbieter von virtuellen Datenräumen. netfiles Datenräume kommen vor allem bei Finanzierungen und Fundraising, im M&A-Bereich (Mergers & Acquisitions), bei Due-Diligence-Prüfungen und beim sicheren Datenaustausch über Unternehmens-grenzen hinweg zum Einsatz. Modernste Software-, Verschlüsselungs- und Sicherheits-technologien stellen sicher, dass vertrauliche Daten in netfiles zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind. netfiles Deal Room und netfiles Data Room sind besonders einfach zu bedienen und wurden bereits von mehr als einer halben Million Benutzern in weltweit über 140 Ländern erfolgreich eingesetzt.

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