Herr Becker, den Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern in der M&A Community ist Audicon mit seinem Lösungsangebot ein Begriff, die meisten kennen das Unternehmen mit seinen Produkten jedoch noch nicht. Können Sie daher einem M&A Professional in einfachen Worten erläutern, was das Ziel von Audicon ist und wer die Kunden sind
Audicon wurde bereits 1994 gegründet mit dem Ziel, Wirtschaftsprüfer mit Software-Werkzeugen und Dienstleistungen zu versorgen, um den Prüfungsprozess zu optimieren. Mit innovativen Software-Lösungen ermöglicht Audicon, die Prüfung von Datenbeständen aus den relevanten IT-Systemen auf Basis von Checklisten zu standardisieren und die Prüfung zu dokumentieren. So vertrauen heute alle relevanten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sowie die Big Four bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben auf die Software-Lösungen von Audicon.
Mittlerweile vertrauen nicht nur die Wirtschaftsprüfungsunternehmen unseren Lösungen, sondern auch interne Revisionsabteilungen. 90 der 120 umsatzstärksten deutschen Unternehmen arbeiten mit Lösungen von Audicon. Aber wir haben auch kommunale Prüfer, den Bundesrechnungshof, Landesrechnungshöfe, die Polizeibehörden gerade im Bereich der Wirtschaftskriminalitätsbekämpfung sowie die Staatsanwaltschaften als unsere Kunden.
Der Kundenkreis ist tatsächlich beeindruckend. Wie kommen denn behördliche Prüfer in den Kundenstamm?
Der Ursprung der Lösungen von Audicon entstammt tatsächlich der Prüfung. Die Betriebsprüfer haben ja bekanntermaßen das Recht, alle steuerrelevanten Unterlagen im Rahmen ihrer Prüfung anzufordern. Und seit der Einführung der sogenannten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Jahr 2002, können die Betriebsprüfer nun bei den Prüfungen die Herausgabe aller steuerrelevanter Daten aus den entsprechenden IT-Systemen in maschinell verwertbarer Form auf einen Datenträger fordern. Hier kommen wir ins Spiel. Wir hatten aufgrund unserer frühzeitigen Fokussierung auf den Prüfungsprozess der Wirtschaftsprüfer maßgeblich die Entwicklung des von der Finanzbehörde empfohlenen Datenformats getrieben. Aufgrund unserer Erfahrungen haben sich dann die deutschen Finanzbehörden zur Nutzung der von uns vertriebenen Datenanalyselösung IDEA entschieden. Wir als Audicon haben sogenannte IDEA Apps, die zu über 100 IT-Systemen Schnittstellen verfügen und mehrere 100 Prüfungsszenarien standardisiert ermöglichen.
Vermute ich richtig, dass Sie uns an dieser Stelle eine für M&A relevante Lösung ihres Hauses vorstellen wollen?
Sie vermuten richtig, Herr Schneider. Neben der Überlassung von steuerrelevanten Daten erlaubt das Datenzugriffsrecht der Finanzbehörde auch den Zugriff auf das IT-System. Und gerade die IT-Systeme sind es, die im Rahmen von M&A Transaktionen regelmäßig im Fokus stehen.
Schließlich gibt es in der Regel immer ein IT-System des Käufers wie auch des Verkäufers und in der Regel wird nur eines der beiden Systeme weitergeführt. Die steuerrechtlichen Anforderungen erfordern eine Weiterführung des Systems. Dies ist bekanntermaßen mit erheblichen Risiken verbunden, wie z. B. Hard- und Software-Wartung alter Systeme z. B. zur Cybersicherheit, Know-how-Abfluss bei Weggang von Personal u.v.m.
Die Finanzbehörde ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen den Einsatz eines alternativen IT-Systems – dem sogenannten „auswertbaren Archiv“. Audicon hat bereits 2003 als eines der ersten Unternehmen mit Data ReBase ein solches IT-System auf dem Markt etabliert. Seither verlassen sich viele hundert Unternehmen – auch im Rahmen von M&A – bei allen Arten der Beauskunftung aus Altsystembeständen für verschiedene Bedarfsanforderer auf das auswertbare Archiv von Audicon.
Wir haben auch andere Lösungen im Bereich Data Retention Management kennengelernt. Was zeichnet Audicon gegenüber den anderen Produkten besonders aus?
Unser Kundenportfolio spricht für sich – wie Sie vorhin selbst angemerkt haben.
Mit über 18 Jahren Erfahrung im Bereich Data Retention Management gehören wir zudem zu den erfahrenen Key Playern in der Branche.
Unsere Data Retention Management Lösung zur Vorhaltung von Daten aus IT-Altsystemen bieten wir herstellerunabhängig an, sowohl als On-Premises-Lösung in der IT-Infrastruktur unserer Kunden als auch als SaaS (Software as a Service) in der Cloud.
Über ein breites Spektrum an Projektszenarien können wir uns auf die individuellen Bedarfe beim Kunden einstellen. Diese gehen von der ausschließlichen Übernahme der strukturierten Daten aus den Datenbanken der IT-Altsysteme bis hin zur vollständigen Übernahme relevanter Auswertungen aus den IT-Altsystemen mit Integration der zugehörigen unstrukturierten Daten aus den Belegarchiven.
Können Sie uns zu den erzielten Kosteneinsparungen bei Ihren Kunden eine Indikation geben?
Und das Thema Kosteneinsparung betreffend: Diese hängt natürlich von der Komplexität des IT-Systems, Customizing der IT-Applikation u.v.m. ab. Je nach Projektszenario kann die Kosteneinsparung bis hin zu 80 % betragen.
Bei Unternehmensintegrationen hören wir immer wieder, dass dem Thema Datenhaltung nicht ausreichend Beachtung geschenkt wird. Können Sie das bestätigen?
Tatsächlich unterschätzen Unternehmen regelmäßig die Risiken, die mit der Datenhaltung auf veralteten bzw. gar auf Systemen, die nicht mehr im produktiven Einsatz sind, einhergehen.
Aber in Gesprächen mit unseren Kunden weisen wir immer wieder auf die Risken im Weiterbetrieb von Altsystemen hin – sei es Software-/Hardware oder Personal. Und unsere Erfahrung hierbei ist, dass unsere Kunden mittlerweile durchaus dankbar diese Hinweise annehmen und offen gegenüber unserer DataRe Base Lösung sind.
Die Einführung der DSGVO hat sicherlich dem Thema Datenhaltung in Unternehmen einen höheren Stellenwert gegeben. Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung bei diesem Thema?
Ich glaube, dass wir hier derzeit noch steigende Zahlen verhängter Strafzahlungen sehen werden. Der Grund dafür liegt in der wachsenden Zahl an aufgedeckten Verstößen bei bestehenden Alt-Systemen, die einfach nicht DSGVO-konform sind.
Insofern ist eine Überführung der Daten aus den veralteten Systemen in eine moderne Data Retention Management-Lösung mit den Möglichkeiten, den DSGVO-Anforderungen zu entsprechen, auch hier das Gebot der Stunde, um dem Risiko von Strafzahlungen und dem einhergehenden Reputationsverlust zu begegnen!
Welche weiteren Lösungen bietet Audicon für den geneigten M&A-ler?
Im Hinblick auf die Bandbreite der Datenanalyselösungen von Audicon gibt es tatsächlich mehrere Ansatzpunkte, bei den Herausforderungen in M&A Transaktionen zu unterstützen.
So können im Rahmen der Due-Diligence-Prüfungen die steuerlichen Risiken mit Hilfe unserer Datenanalysemethoden identifiziert und teilweise quantifiziert werden. Beispielsweise könnten für die Jahre vor dem Verkauf des Unternehmens Betriebsprüfungen simuliert werden. Die benötigten Datenschnittstellen gibt es zu den meisten Fibu- und HR-Systemen. In den IDEA Apps von Audicon können diese Analysen für über 100 verschiedene IT-Systeme standardisiert durchgeführt werden.
Aber auch Prozess-Risiken können auf Basis transaktioneller Daten über die Process Mining Apps von Audicon auf Schwachstellen untersucht und diese aufgedeckt werden. Hilfreich zur Planung jedweder Integration.
Wir bieten auch weitere Lösungen für Datenmigrationen und die Erstellung von Verfahrensdokumentationen.
Und schlussendlich den Lifecycle von IT-Systemen im Blick – die Lösung von Audicon im Zusammenhang mit Data Retention Management.
Herr Becker, viele neue interessante Ansätze! Vielen Dank für das Gespräch!
Auf der diesjährigen digiweek wurde das Interview auch als Video gezeigt. Nachdem Sie sich auf der Eventplattform (mit einem „Rewatch-Ticket“) registriert haben, können Sie sich hier das Interview in deutscher bzw. englischer Sprache ansehen.